اهمیت مدیریت ریسک در پروژه
یادداشت تخصصی مهندس مسعود امینی، در روزنامه دنیای اقتصاد
مدیریت ریسک پروژه یکی از حوزه‌‌‌های دانشی مدیریت پروژه است که توجه به آن در مدیریت پروژهها بسیار حائز اهمیت بوده و تاثیر آن در سازمان‌ها ثابت شده است. در فضای مملو از عدم‌قطعیت‌‌‌ها و ریسکهای گوناگون دنیای امروز، مدیریت ریسک پروژه می‌تواند بر موفقیت یا عدم‌موفقیت پروژهها تاثیر مستقیمی گذاشته و از بسیاری از حوادث و رخدادها پیشگیری کند یا اینکه در صورت وقوع، آمادگی پاسخ و راهکاری برای آن وجود داشته باشد.
1. تعریف مدیریت ریسک
راهنمای مدیریت پروژه PMBOK ریسک را این‌گونه تعریف میکند:
«ریسک رویدادی نامشخص است که در صورت وقوع، حداقل بر یک هدف پروژه تاثیر می‌‌‌گذارد.»
در تعریف فوق دو نکته حائز اهمیت است: احتمال وقوع و پیامد. یعنی برای هر ریسک یک احتمال برای رخداد آن و پیامدهایی در صورت وقوع آن قابل تصور است. در تعریف ریسک پروژه یا به‌طور کلی همه ریسکها، معمولا ریسک به عنوان یک اتفاق بد و مضر دیده میشود. چیزی که همیشه تاثیر منفی خواهد داشت. با این حال، مدیریت ریسک پروژه PMBOK با ریسک به عنوان یک عدم‌قطعیت برخورد میکند که ممکن است تاثیر مثبت یا منفی داشته باشد. ریسک‌هایی که منجر به نتایج منفی میشود « تهدید» و ریسک‌هایی که نتایج مثبت در پی دارند «فرصت» نامیده می‌‌‌شوند. شناسایی این دو نوع ریسک، به مدیران و تیم‌‌‌های پروژه امکان می‌‌‌دهد تا در هنگام مدیریت تهدیدها، فرصت‌‌‌ها را نادیده نگیرند. در اجرای پروژه، وقوع ریسکهای منفی می‌تواند تاثیر نامطلوب بر زمان‌بندی، هزینه، کیفیت، عملکرد یا ایمنی پروژه داشته باشد. در مقاله محاسبات کمی ریسک برای یک یا چند رویداد هم‌زمان، به تفصیل به بررسی تعاریف و نحوه محاسبات ریسک رویدادها پرداخته‌ایم.
مدیریت ریسک عبارت است از: شناسایی، ارزیابی و کنترل ریسکها. PMBOK در حوزه مدیریت ریسک می‌‌‌گوید باید ابتدا شیوه مدیریت ریسک را تعیین و سپس ریسکها را شناسایی کرد. آنگاه با تحلیل کیفی و کمی، ریسکهای مهم‌تر را غربال کرد. در ادامه مشخص میشود که برای تحت کنترل داشتن ریسکهای مهم چه کارهایی را باید انجام داد و برنامه‌‌‌ریزی واکنش و پاسخ به ریسکها تدوین میشود. مدیریت ریسک به معنای محافظت از سازمان در برابر تهدیدهای بالقوه است و برای هر سازمانی حیاتی بوده، زیرا به شناسایی، ارزیابی و پاسخ به ریسکها هم‌چنین به کاهش یا اجتناب از ضررهای ناشی از این ریسکها کمک میکند. این موضوع در کشور ما که در شرایط تحریم‌های گوناگون و نرخ سالانه تورم بالای ۴۰درصد است، دارای اهمیت بیشتری است. بر اساس آخرین پیش‌بینی شرکت پژوهشی گارتنر، هزینه‌‌‌های جهانی برای خدمات مدیریت ریسک با رشد 12/4 درصدی از ۱۵۰ میلیارد دلار در سال ۲۰۲۱ فراتر رفته است. در گزارش پیش‌بینی شده سازمان‌ها در سال ۲۰۲۳ مجموعا ۳/ ۱۸۸ میلیارد دلار برای محصولات و خدمات امنیت اطلاعات و مدیریت ریسک هزینه خواهند کرد. هم‌چنین ۶۵ درصد از شرکت‌ها در حال افزایش هزینه‌‌‌ها برای فناوری مدیریت ریسک هستند.
با وجود اینکه رهبران ارشد موافق هستند که حجم و پیچیدگی ریسکهای شرکتی در حال افزایش است، اما کمتر از یک‌سوم گزارش می‌‌‌دهند که سازمان‌هایشان فرآیندهای مدیریت ریسک سازمانی (ERM) کاملی را در اختیار دارند. مدیریت ریسک به بهبود عملکرد شرکت نیز کمک میکند، زیرا ریسکها پیش‌تر شناسایی شده و از قبل برای مقابله با تهدیدها آماده خواهد بود.
برای مدیریت ریسک باید به موارد ذیل توجه داشته باشید:
- مشخص کنید چه چیزی برای سازمان یا پروژه مهم‌تر است.
- با ذی‌نفعان مشورت کنید.
- ریسکها را شناسایی کنید.
- ریسکها را تجزیه و تحلیل و ارزیابی کنید.
- برای ریسکهای کسب‌و‌کار خود برنامه پاسخی داشته باشید.
- ریسکها را مرتب پایش و کنترل کنید و متعهد به کاهش ریسکها باشید.
2. راز موفقیت پروژهها
اغلب پروژهها به این دلیل موفق می‌‌‌شوند که مدیران آن، دو نکته را قبل و در حین اجرای پروژه در نظر دارند:
1- شناسایی فعالیت‌‌‌هایی که در پروژههای قبلی انجام شده و هم‌چنین استفاده از تجربه و دروس آموخته شده از پروژههای پیشین به عنوان چراغ راه پروژههای آینده و ممانعت از بروز برخی مشکلات مشابه.
2- برنامه‌‌‌ریزی صحیح پروژه. این امر باعث میشود تا قبل از اجرای پروژه، مشکلات پیش روی پروژه تا حدود زیادی شناسایی شده و راهکارهای لازم برای مقابله با آن اتخاذ شود. مدیریت ریسک پروژهها بر هر دوی این رویکردها تکیه میکند. با نگاه به گذشته، مدیران می‌توانند از شکست‌‌‌های گذشته اجتناب نموده و با نگاه به آینده از طریق برنامه‌‌‌ریزی می‌توانند بسیاری از مشکلات بالقوه را شناسایی کرده، آن‌ها را حذف کنند یا تاثیر آن‌ها را به حداقل ممکن برسانند.
پیشنهاد می‌کنیم مقاله ارائه فرآیند مدیریت ریسک برای پروژههای صنعت ساخت که به بررسی گروه‌های ریسک در پروژههای صنعت ساخت پرداخته مطالعه کنید.
3. هدف از مدیریت ریسک پروژه
همان‌طور که می‌‌‌دانیم همه پروژهها ریسک‌پذیر هستند، چرا که دارای تعهدات منحصر‍به‌فرد بوده و هر کدام درجات مختلف پیچیدگی را برای رسیدن به منافع دارا هستند. این کار در چارچوب محدودیت‌‌‌ها و فرضیات انجام می‌گیرد در حالی که باید انتظارات ذی‌نفعان نیز برآورده شود و ممکن است این انتظارات با محدودیت‌‌‌های پروژه متناقض یا متغیر باشند. سازمان‌ها برای ایجاد ارزش و در عین حال متعادل کردن ریسکها و فرصت‌‌‌ها، باید ریسک پروژه را به صورت کنترل شده انتخاب کنند.
اما هدف از مدیریت ریسک پروژه شناسایی و مدیریت ریسک‌هایی است که توسط دیگر فرآیندهای پروژه مورد توجه قرار نگرفتند. در صورت عدم‌کنترل و مدیریت، این ریسکها می‌توانند باعث منحرف شدن پروژه از برنامه و ناکامی در دستیابی به اهداف از پیش تعریف شده شوند. در نتیجه، اثربخشی مدیریت ریسک پروژهها ارتباط مستقیمی با موفقیت کل پروژه دارد. تحقیقات در مورد پروژههای ناموفق نشان می‌‌‌دهد که اگر در مورد شناسایی و حل عناصر پرریسک، نگرانی صریح زودهنگام وجود داشت، می‌توانست از مشکلات به وجود آمده جلوگیری کرده یا به طور قابل‌توجهی آن‌ها را کاهش دهد. مدیریت ریسک موثر مهم‌ترین ابزار مدیریتی است که مدیر پروژه می‌تواند برای افزایش احتمال موفقیت پروژه استفاده کند. از آنجا که مدیریت ریسک به طور گسترده مورد استفاده قرار نمی‌گیرد، می‌تواند یک مزیت رقابتی قابل‌توجه برای افرادی باشد که فرآیندهای مدیریت ریسک را در پروژههای خود اجرا می‌‌کنند. مدیران پروژه و سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از سطح صحیح مدیریت ریسک برای پروژههای خود، مزایای قابل‌توجهی کسب کنند. اگر فرآیند مدیریت ریسک به درستی اجرا شود، می‌تواند با پیش‌بینی‌‌‌های به موقع، پروژهها را از سقوط نجات دهد.
در مقاله مدلی برای مدیریت ریسک پروژههای صنعت ساخت، روش‌های رایج مدیریت ریسک در پروژههای صنعت ساخت مورد بحث و بررسی قرار گرفته است.